כתיבת תזכיר עשויה להיראות מעט מרתיעה בהתחלה, אך לא קשה אם אתה מכיר את השלבים. כמו בכל מסמך עסקי, חשוב לעשות זאת כמו שצריךפוּרמָטולארגן כל תזכיר שאתה כותב, וכן להבטיח שהוא יהיה נטול שגיאות לפני ההפצה. בצע את ארבעת השלבים הבאים בעת כתיבת תזכיר עסקי.
שלב 1: צור את הכותרת של המזכר
תזכירים עסקיים אשר יודפסו או יישלחו בדוא'ל כקבצים מצורפים צריכים להתחיל בכותרת המפרטת את שמות אנשי הצוות שיקבלו אותה. אם התזכיר ייכלל בגוף שלאימייל, חלק זה אינו הכרחי מכיוון שתוכנית הדוא'ל תספק את המידע הכלול בדרך כלל בכותרת תזכיר עבורך.
מאמרים קשורים- פריסת תזכיר
- תבנית קורות חיים
- תפקיד העוזר המינהלי
כותרת תזכיר לדוגמא:
הכותרת של תזכורת כוללת בדרך כלל את השורות הבאות:
תזכיר ל: מלא את שמות הנמען
מ: שמו המלא של השולח
תַאֲרִיך: תזכיר התאריך נשלח
מִחָדָשׁ: שורת נושא ספציפית; הסבר קצר על מה התזכיר
זֶרֶם יָשָׁר: שמות האדם או האנשים שיקבלו עותק של התזכיר (אופציונלי; השתמש רק אם התזכורת מועתקת לאנשים נוספים)
טיפים לכותרות
עקוב אחר הטיפים הבאים בעת יצירת הכותרת למזכרך:
- הכותרות צריכות לכלול את השם המלא (ללא כינויים) של האדם או האנשים שיקבלו את המסמך.
- עליכם לכלול גם את שמכם המלא ואת תאריך הכנת התזכיר.
- החלק הבא של הכותרת הוא נושא התזכיר, אשר בדרך כלל מצוין על ידי 'RE:', אשר מייצג 'לגבי'.
- הפוך את הנושא ספציפי ככל האפשר. במקום כותרת כללית כגון 'מדיניות חדשה' בחר 'מדיניות חדשה לקביעת חופשות'.
- אם התפריט יועתק לאנשים אחרים, סיים את הכותרת בשורה CC:. המשמעות של CC: בהקשר זה היא 'העתק פחמן'. אם אתה מעתיק מספר נמענים, פשוט רשום את כל השמות, והקפד להפריד כל אחד מהם בפסיק.
שלב 2: כתוב את גוף התזכיר
גוף התזכיר הוא המקום בו יועבר המידע. הוא כולל שלושה מרכיבים עיקריים:
- מבוא: זו צריכה להיות פסקה קצרה בת שניים או שלושה משפטים המאפשרת לאנשים לדעת את הסיבה לתזכיר בצורה ישירה.
- המלצות או מטרה: חלק זה מגיע לבשר ההודעה באמצעות נקודות מפתח, דגשים או מידע רקע. זה עשוי לכלול פרטים תומכים כמו עובדות וסטטיסטיקה, כמו גם דוגמאות וסיבות לתזכיר.
- סְגִירָה: הסְגִירָה/ סיום התזכיר צריך להבהיר איזו פעולה יש לנקוט ומתי יש להשלים אותה או לחזור על הידיעה המתוזמנת במזכר.
שלב 3: סיים את התזכיר לפני השליחה
הגה את התזכיר היטב לפני שתשלח אותו. ודא כי הוא נקי מהקלדות הקלדה ושהמסמך מעביר במדויק את הנקודות שברצונך להעביר. השתמש בהנחיות הבאות בעת הערכת מה שכתבת ובצע שינויים לפי הצורך.
- מתאים לקהל: ודא שהמסמך מתאים להשכלה, לרקע, למעמד החברה ולצרכים של הנמענים.
- תַמצִיתִי: הסר מילים מיותרות ושמור את התזכיר לדף אחד או פחות ברוב הנסיבות.
- קוהרנטי : וודא שמבנה התזכירים הוא פשוט והגיוני ושכל פיסקה מוגבלת לרעיון אחד.
- קְרִיאוּת : הקפד לשמור על פסקאות קצרות והשתמש בנקודות תבליט לרשימת פרטי המפתח.
- מינוח: השתמש בטרמינולוגיה מתאימה שניתן לצפות מהקהל להבין.
- נימה עובדתית: ודא שהטון הואמקצועיושלא כללת מילים טעונות רגשית.
- מראה חיצוני: ודא שהמסמך המוגמר מושך ויזואלית וקל לקריאה.
זה יכול להיות מאתגר להגה את הכתיבה שלך, אז כדאי שעמית מהימנה תבדוק את התזכיר ברגע שאתה בטוח למדי שהוא נטול שגיאות. לאחר מערכת העיניים השנייה, זה יכול לעזור לך לתפוס ולתקן שגיאות נוספות.
שלב 4: הפץ את התזכיר
ניתן להפיץ תזכירים בדפוס או במייל.
הפצת תזכירים מודפסים
מתכנן להפיץ את התזכיר שלך בפורמט עותק קשיח (מודפס)? כאשר אתה בטוח שהתזכיר מוכן לדרך, כתוב ידנית את ראשי התיבות שלך על פי שמך בשורת 'מ-', ואז העתק והפיץ את המסמך לנמענים. ראשי התיבות שלך משמשים כצורת חתימה על תזכיר.
שליחת תזכירים באמצעות דוא'ל
אם אתה שולח תזכיר בדוא'ל, מומלץ להעביר אותו למסמך PDF לפני השליחה, כך שתוכל להיות בטוח שפורמט התזכורת יועבר לכל מי שיקבל אותו. כזו שעשית זאת, פשוט הזן את כתובות הדוא'ל המתאימות, צרף את התזכיר והוסף שורת נושא תיאורית. ייתכן שתרצה להוסיף כמה שורות של טקסט מבוא בגוף הדוא'ל המורה לקוראים לפתוח את הקובץ המצורף לפני שתלחץ על 'שלח'.
תבנית תזכיר לדוגמא להדפסה
אמנם אתה יכול ליישם את הטיפים לעיל להגדרת ועיצוב תזכיר בעצמך, אך ייתכן שתמצא מועיל להתחיל מתבנית מעוצבת מראש. אם תרצה לעשות זאת, לחץ על התמונה למטה ותבנית הניתנת להתאמה אישית שתוכל לערוך, לשמור ולהדפיס תיפתח כמסמך PDF בחלון נפרד. אם אתה זקוק לעזרה בהורדת התבנית, בדוק את אלהטיפים יעילים.
לאחר שהתבנית פתוחה, לחץ במקום כלשהו במסמך כדי להחליף את הטקסט לדוגמא בפרטי התזכיר שלך, וודא שאתה מבצע את הטיפים המתוארים לעיל. כשתסיים, השתמש בפקודות התפריט כדי לשמור ולהדפיס.
סוגים שונים של תזכירים עסקיים
כמובן, ישנן סיבות רבות ושונות שתצטרך לכתוב תזכיר, וההחלטה מה לומר יכולה להיות מאתגרת. תזכירים ממוקדים חשבונאית, כגוןתזכירי אשראיהםתזכירי חיוב, יהיו שונים מאוד מתזכירי משאבי אנוש המשמשים לדברים כמומשמעת עובדים,סקירות ביצועים, אוהמלצת קידוםס. עיין בדוגמאות תזכורות אלה אם ברצונך לראות דוגמאות נוספות של תזכירים שנכתבו מראש להשראה.
